¶ Visão Geral
¶ Introdução
Você pode cadastrar um ou mais colaboradores de sua empresa utilizando uma planilha do Excel que contenha as informações de cada colaborador. Caso o sistema identifique que uma ou mais pessoas da planilha já estão registradas, seus registros serão atualizados automaticamente caso contrário elas serão cadastradas.
¶ Objetivo
O objetivo é simplificar o processo de cadastro de colaboradores em grandes quantidades, poupando o tempo do usuário ao evitar a necessidade de cadastrar um por vez.
¶ Requisitos
¶ Permissão
O Usuário deve ser o proprietário ou responsável da empresa.
¶ Software
Para realizar o cadastro dos colaboradores, é necessário ter instalada em sua máquina uma versão do Microsoft Excel. Assim, você poderá criar uma planilha contendo as informações dos colaboradores que deseja cadastrar.
¶ Arquivo
As informações dos colaboradores que foram preenchidas na planilha devem obrigatoriamente ser no formato XLS ou XLSX (recomendamos XLSX), caso contrário não será possível realizar a importação.
¶ Uso
¶ Primeira etapa
Para iniciar o processo, você pode optar por criar uma nova planilha no Excel ou utilizar a planilha modelo disponível para download. Em ambos os casos, é importante ter em mãos as informações de cada colaborador. A seguir, explicamos quais dados são aceitos pelo sistema e quais são obrigatórios.
¶ Informações aceitas pelo sistema
Nome completo, CPF, Passaporte, RG, E-mail, Cargo, Info Complementar, Telefone, Data Nascimento, País, Gênero, Pis, Ctps, Ctps Série e CPF do Gestor.
¶ Informações obrigatórias
Nome completo e CPF (ou Passaporte). Se uma das informações estiver ausente na planilha não será possível efetuar o cadastro ou atualização do colaborador.
¶ Preenchendo as colunas do Excel
¶ Informações
Primeiro de tudo é importante saber que cada linha representa um colaborador e que a ordem da coluna não tem importância, exemplo:
Ambos os exemplos estão corretos já que a ordem não implica em nada.
¶ Nome das colunas
O nome das colunas disponíveis está listado abaixo. Algumas colunas podem ser nomeadas de mais de uma forma. Estas variações estão separadas por vírgula (,).
- Nome completo, Nome
- Telefone, Celular, Phone
- CPF
- Passaporte
- RG
- E-mail, Email
- Data nascimento, dt nascimento
- País
- Gênero, Genero
- Cargo, cargo
- Info Complementar, info comp, extra info
- Pis
- CTPS
- CTPS série, CTPS serie
- CPF Gestor, Gestor CPF, cpf gestor
Não se preocupe se o nome da coluna está com letras maiúsculas ou minúsculas. Na importação elas são aceitas da mesma forma. (ex. TELEFONE ou telefone).
Um exemplo válido de colunas de uma planilha:
Colunas não obrigatórias podem ficar vazias:
¶ Coluna Telefone
Sempre com DDD. Exemplos válidos:
- (47) 3365 - 4594
- (47) 3365 4594
- 47 3365 4594
- 4733654594
¶ Coluna CPF
Pode ser preenchida com ou sem ponto. Exemplos válidos:
- 71422429733
- 541.864.089- 55
¶ Coluna País
Deve ser preenchido o nome completo. Exemplos válidos:
- Brasil
- Estados Unidos
Exemplos inválidos: BR, EUA etc.
¶ Coluna Data Nascimento
A data de nascimento deve estar no formato dd/mm/AAAA. Exemplo válido:
- 22/04/1981
O sistema não aceita cadastros de pessoas menores de 18 anos.
¶ Coluna Gênero
Deve ser preenchida com uma letra:
Masculino: m
Feminino: f
Outros: o
Exemplos inválidos: masculino, feminino etc.
¶ Coluna PIS
Deve ser preenchida com um PIS válido, pode conter pontos. Exemplos corretos:
- 291.74133.72-1
- 29174133721
¶ Coluna CPF Gestor
Esta coluna deve conter o CPF do Gestor cadastrado anteriormente no sistema em “Config. Empresa”, na aba “Gestores/Coordenadores”.
¶ Demais colunas
Passaporte, RG, Cargo, Info Complementar, CTPS e CTPS Série não possuem restrições de caracteres. Não se preocupe ao preencher com ou sem ponto ou outro caractere.
¶ Salvando a planilha
Depois do preenchimento de todas as informações corretamente, o arquivo deve ser salvo com formato XLS ou XLSX em um local de fácil acesso. O nome do arquivo fica ao seu critério, pois não interfere no processo de importação.
¶ Importando o arquivo para o sistema
Na tela inicial do sistema (“Painel de Controle”) vá para tela de Colaboradores:
Em seguida clique em Importar:
Selecione a planilha a ser importada e clique em Testar Importação:
O sistema realizará testes no arquivo fornecido e, em seguida, gerará um relatório detalhado sobre a importação. Esse relatório exibirá todas as informações, erros e avisos encontrados. Caso haja erros, você poderá corrigi-los, em seguida, clicar no botão "Voltar" e novamente selecionar o seu arquivo até que ele não apresente mais erros, quando isso acontecer você pode realizar a importação clicando em Importar:
Após clicar em importar o sistema irá realizar o cadastro dos novos colaboradores. Depois de finalizar a janela de importação poderá ser fechada.
